Projektmanagement bei transmit-Deutschland

Das Projektmanagement ist die elementare Dienstleistung eines Übersetzungsbüros. Es umfasst sehr viele Arbeiten, die quasi im Verborgenem ablaufen.

Auf den folgenden Seiten möchten wir Ihnen ein paar wesentliche Arbeiten erläutern, und Sie einladen einmal hinter die Kulissen zu schauen.

Vorbereitende Arbeiten

Üblicherweise erhalten wir die zu übersetzenden Texte in digitaler Form. Also als Dateien.
Heute ist es nicht mehr üblich, diese Dateien einfach an einen oder mehrere Übersetzer weiterzuleiten. Daher sind bereits in der Angebotsphase viele Arbeitsschritte notwendig, um den Übersetzungsprozess vorzubereiten. Nachfolgend ein paar der wichtigsten Arbeitsschritte:

  • Textprüfung:
    Zunächst wird geprüft, ob sich in dem zu übersetzenden Text Bilder befinden, die Text enthalten. Es muss gegebenenfalls geklärt werden, ob diese Texte zu übersetzen sind oder nicht. Falls ja, muss geklärt werden, in welcher Form die Übersetzungen dieser Texte erfolgen soll.
  • Menge ermitteln:
    Da sich der Preis für die Übersetzung auf der Basis der Textmenge berechnet, muss der Textumfang berechnet werden. Dabei müssen natürlich die Wiederholungen innerhalb des Textes oder des Gesamtprojektes berücksichtigt werden. Ebenso wird berücksichtigt, ob bereits ein Kunden-TM vorliegt, das bereits verwendbare Übersetzungseinheiten enthält.
  • Fachgebiet prüfen:
    Es wird ermittelt, um welche Art von Text es sich handelt. Welche Zielgruppe soll erreicht werden, worauf legt der Kunde wert? Dies ist wichtig, da kein Übersetzer alle Fachgebiete abdecken kann.
  • Formatierungen und Funktionen prüfen:
    Durch den Einsatz von CAT-Tools muss ein besonderes Augenmerk darauf gelegt werden, dass die Dateiformatierungen und Automatisierungen korrekt angelegt sind. Nur dann kann ein CAT-Tool zum Einsatz gebracht werden.
  • Strukturen:
    Häufig kommt es vor, dass Textelemente strukturiert werden müssen. Zum Beispiel erhalten wir häufig Excel-Tabellen in denen Texte in mehreren Sprachen vorkommen. CAT-Tools können mit solchen Strukturen nicht arbeiten. Also müssen unsere Projektleiter eine Struktur schaffen, um den Einsatz von CAT-Tools zu ermöglichen.
  • Terminologie:
    In vielen Fällen muss darauf geachtet werden, dass bestimmte Begriffe immer gleich übersetzt werden. Dies ist nur durch den Einsatz von Glossaren (= „Termbases“), also Terminologiedatenbanken möglich. In der Regel kann ein Kunde maximal eine Tabelle mit Begriffen und deren Übersetzungen liefern. Diese müssen dann in eine Terminologiedatenbank übernommen werden. Selbstverständlich übernehmen wir gern diese Arbeit für unsere Kunden.

Zeitmanagement: Planung ist alles

Ein gutes Zeitmanagement ist das A und O des Projektmanagements.
Dabei muss immer rückwärts gerechnet werden.
Wir beginnen also mit dem Liefertermin an unseren Kunden. Davon ausgehend müssen alle vorgeschalteten Prozesse geplant und organisiert werden. Hier ein kleiner Ausschnitt der wichtigsten Prozessschritte:

  • Definition der Anforderungen
  • Analyse der Texte
  • Dokumentenvorbereitung
  • Auswahl der Teammitglieder
  • Projekte im entsprechenden CAT-Tool anlegen und für die Teammitglieder vorbereiten
  • Bestellungen und Versendung der Daten an die Teammitglieder mit den Hinweisen auf alle Besonderheiten des Projektes
  • Rückfragen und Abstimmungsprozesse koordinieren
  • Fortschrittskontrolle
  • Kontrolle der übersetzten Texte vor Auslieferung an den Kunden
  • Dokumentennachbearbeitung nach dem Auslesen aus dem entsprechenden CAT-Tool
  • Falls gewünscht wird der übersetzte Text an einen Lektor übergeben, der eine zusätzliche Kontrolle durchführt
  • Daraus resultierende Änderungsvorschläge müssen eingearbeitet werden.
  • Kontrolle des übersetzen Textes nach Satzarbeiten. Wird der zu übersetzende Text also in ein Layout gesetzt (durch uns oder durch den Kunden), wird der fertig gesetzte Text noch einmal kontrolliert. Falls nötig, müssen Änderungen eingearbeitet werden.
  • Pflege und Organisation der Kunden TM´s bzw. TB´s
  • Diese Liste ist natürlich nicht vollständig und variiert von Auftrag zu Auftrag. Man kann aber erkennen, dass viele Einzelschritte sehr genau geplant und koordiniert werden müssen. Nur dann kann ein pünktlicher Liefertermin eingehalten werden.

Das Team ist wichtig

Jeder Auftrag benötigt Spezialisten für die unterschiedlichen Arbeitsschritte.

Liegen zu übersetzende Dokumente als Beispiel nur als pdf-Datei vor, so muss der Text zunächst extrahiert werden, damit der anschließende Übersetzungsprozess störungsfrei und effektiv gewährleistet werden kann. Nur so können CAT-Tools zum Einsatz kommen und Wiederholungen berücksichtigt werden.

Oder müssen Texte aus einem CMS oder einem Softwareprodukt extrahiert werden, so sind Lokalisierungsexperten gefragt.

Um wirtschaftlich arbeiten zu können werden Translation Memorys und Terminologiedatenbanken erstellt und passend für den Kunden konfiguriert.

Dann erst erfolgt der Übersetzungsprozess. Auch hier ist es von größter Bedeutung, den passenden Übersetzer zu finden. Denn nicht nur die Sprachkombination ist entscheidend. Auch die Thematik, Stilistik und die Zielgruppe sind entscheidende Faktoren für die Auswahl des geeigneten Übersetzers.

Nach dem Übersetzungsprozess werden Texte, sofern vom Kunden gewünscht, auch lektoriert, bevor sie publiziert werden. Auch hier gilt es, geeignete Lektoren ein zu setzen.

Wird der Text in ein spezielles Layout gesetzt, so kommen Fremdsprachensetzer zum Einsatz.

Dieses Team jeweils passend zum Auftrag zusammen zu stellen, zu koordinieren und zu überwachen ist die Aufgabe eines Projektleiters bei transmit-Deutschland

Kontrolle

Sprache ist ein schwieriges Element.

Die Übertragung von Informationen von einer Sprache in eine andere ist eine besondere Herausforderung.
Oft sind es gerade die Nuancen oder auch die Aussage zwischen den Zeilen, die das Besondere ausmachen.
Auch Wortwitz funktioniert üblicherweise nur in der Ausgangssprache.
Gerade bei Publikationen, die eine große Verbreitung erfahren sollen oder für eine sehr exklusives Publikum geschrieben wurden, ist es ratsam, eine zweite Meinung ein zu holen.

Wir empfehlen daher für bestimmte Texte ein zusätzliches Lektorat durch einen zweiten Übersetzer, unsere Highend-Leistung.

Aber nicht nur die Übersetzung an sich muss geprüft werden.

Die heutigen Dateiformate lassen eine Vielzahl von Formatierungen und Automatisierungen zu. Da die Übersetzung in der Regel nicht in der nativen Datei statt findet, sondern mit Hilfe eines CAT-Tools erstellt wird, muss nach der Rückkonvertierung in das ursprüngliche Dateiformat geprüft werden, ob die Formatierungen und Funktionen noch voll funktionsfähig sind.

Gerade bei Zielsprachen, die länger laufen als die Ausgangssprache, muss häufig das Layout angepasst werden.

Wird eine Übersetzung als reiner Fließtext angefertigt und anschließend in ein bestehendes Layout gesetzt, müssen mindestens die Zeilenumbrüche geprüft werden. Denn in der Regel ist der Fremdsprachensetzer oder der Grafiker nicht der Fremdsprache mächtig. Die anfallenden Worttrennungen müssen von einem Muttersprachler überprüft werden. Das nennt man eine Umbruchkontrolle und diese wird von dem Übersetzer auf Wunsch zusätzlich durchgeführt.

Die Augen des Projektmanagers sind überall

Als Projektmanager bei transmit-Deutschland hat man eine hohe Verantwortung.
Unsere Projektmanager sind vom ersten Augenblick für ein Projekt verantwortlich.
Es beginnt bei der Angebotserstellung und endet erst dann, wenn Sie als unser Kunde mit der Lieferung zufrieden sind.
Dazwischen liegen viele Einzelschritte, die geplant, koordiniert und überwacht werden müssen. Damit Sie einen kleinen Einblick erhalten, sind hier die wichtigesten Kontrollpukte aufgezählt:

  • Sind alle Quelldateien vollständig lesbar, vollständig, editierbar und für den Übersetzungsprozess nutzbar?
  • Welche Einzelschritte sind erforderlich um ein Übersetzung in der gewünschten Qualität zum gewünschten Termin sicherstellen zu können?
  • Ist der gewünschte Liefertermin möglich?
  • Wurden die Quelldateien komplett und richtig für den Übersetzungsprozess vorbereitet?
  • Wurden das richtige Team aus Übersetzern und Lektoren, evtl. auch Fremdsprachensetzern zusammengestellt?
  • Werden die Einzeltermine eingehalten?
  • Haben unsere Lieferanten unsere Anforderungen vollständig erfüllt?
  • Wurden alle Rückfragen, Absprachen und Wünsche eingehalten?
  • Wurde die Lieferung vollständig und pünktlich an unseren Kunden ausgeliefert?
  • Wurde der Kunde informiert?

Je nach Umfang des Übersetzungauftrages können es wesentlich mehr oder weniger Punkte sein, die ein Projektmanager im Auge behalten muss. Ohne ein funktionierendes Qualitätsmanagementsystem ist das nicht zu schaffen.

Ebenso gehört sehr viel Erfahrung, Know-how und die Bereitschaft, sich ständig weiter zu bilden dazu.

Datenpflege ohne Ende

Das beste CAT-Tool nutzt nichts, wenn das Translation-Memory nicht gepflegt wird.
Was bedeutet das?
Wir bei transmit-Deutschland legen pro Kunde und pro Sprachkombination ein separates Translation-Memory an. Egal ob es sich um 10 Zeilen oder 1000 Seiten handelt. Das bedeutet zwar einen erheblichen Mehraufwand für unsere Projektmanager, ist aber für Sie als unser Kunden ein wirtschaftlicher Vorteil. Denn sobald sie uns mit der Übersetzung eines ähnlichen Textes und der gleichen Sprachkombination beauftragen, kommen Sie in den Genuss nur noch die Übersetzungen voll bezahlen zu müssen, die neu erstellt werden. Vorhandene Übersetzungen werden natürlich geprüft, allerdings zu einem günstigeren Preis.
Die einmal angelegten Translation-Memorys werden ständig aktualisiert, gesichert und dem jeweiligen Softwarestand angepasst. Neu hinzukommende Übersetzungseinheiten werden natürlich fortgeschrieben.

Ebenso verhält es sich mit Terminologiedatenbanken. Benötigen Sie als unser Kunde fest definierte Terminologien, so erstellen wir eine entsprechende Terminologiedatenbank für Sie.
Die Erstellung kann aus vorhandenen Excel-Tabellen oder anderen strukturierten Daten erfolgen. Stehen Ihnen solche Daten nicht zur Verfügung, können wir Ihnen natürlich beim Aufbau einer Terminologiedatenbank zur Verfügung stehen.
Auch hier sorgen wir dafür, dass die Datenbanken technisch und auch inhaltlich immer auf dem aktuellen Stand gehalten werden.

 

Bitte kontaktieren Sie uns für eine unserer Dienstleistungen.